Informationen zur Datenverarbeitung bei Nutzung eines Gastzugangs zu
einem Team innerhalb unserer Organisation (Microsoft-Teams)
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung:
Südbayerische Wohn-und Werkstätten für Blinde und Sehbehinderte gGmbH
Geschäftsführung:
Cathleen Hestermann, Tel: 089/69346 -0, E-Mail: info@sww-muenchnen.de
Datenschutzbeauftragte
Anna-Isabel Lohner, Tel: 089/69346-444, E-Mail: lohner-anna@sww-muenchen.de
Arten von Daten
Ihren MS-Teams Gastzugang können Sie nutzen, um mit jemandem innerhalb der
SWW-Organisation zu chatten oder per Videocall in Kontakt zu treten. Ferner können
Dateien, wie Fotos, Videos oder Sprachnachrichten auf verschlüsseltem Wege
geteilt und ausgetauscht werden.
Zwecke und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Der Datenaustausch findet nur dann statt, wenn die an Sie gesendete Microsoft E–Mail-
Einladung von Ihnen akzeptiert wird, und sie somit freiwillig dem jeweiligen
Team innerhalb unserer Organisation beitreten. Eine Einladung wird nur dann an
Sie versendet, wenn Sie von jemandem innerhalb der Organisation zu einem Team
hinzugefügt werden. Dies geschieht nur dann, wenn Sie einem unserer Mitarbeiter*
innen dazu die Erlaubnis erteilen, bzw. wenn sie uns selbst dazu auffordern.
Wenn wir Sie zu einem Team hinzufügen, erhält Microsoft zunächst die uns von
Ihnen zur Verfügung gestellte E-Mailadresse. Sie werden anschließend per E-Mail
aufgefordert, sich ein Microsoft-Konto zu erstellen.
Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch Microsoft finden Sie hier:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Der Zweck der Nutzung von MS-Teams ist ausschließlich die verschlüsselte, datenschutzkonforme Kommunikation, bzw. ein sicherer Ende-zu-Ende-verschlüsselter
Datenaustausch auf dem aktuellen Stand der Technik.
Empfänger der Daten
Die von Ihnen über MS-Teams übermittelten Daten werden ausschließlich durch
Mitarbeiter*innen der SWW verarbeitet. Welche Mitarbeiter*innen, im jeweiligen
Team, zu dem Sie hinzugefügt wurden, Mitglied oder Besitzer sind und wer somit
Zugang hat zu den von Ihnen übermittelten Daten und Nachrichten, können Sie im
Kontextmenü des Teams, unter dem Punkt „Team verwalten“ ermitteln. Gleiches gilt
für private Kanäle innerhalb von Teams. Bitte beachten Sie, dass Wohngruppen
lediglich einen Gruppenaccount haben. Alle Mitarbeiter*innen können innerhalb von
MS-Teams daher nur unter dem Benutzernamen der jeweiligen Wohngruppe kommunizieren. Hochgeladene Dateien werden im gesicherten MS-Sharepoint der
SWW innerhalb der Teams-Ordnerstruktur abgelegt. Dort werden Sie unter strenger
Einhaltung der DSGVO aufbewahrt. MS-Sharepoint ist ein Cloudservice von Microsoft.
Der Speicherort der Daten befindet sich in aller Regel innerhalb Deutschlands,
bzw. innerhalb der europäischen Union. Aufgrund der besonderen Umstände während
der Corona-Krise, kann es manchmal zur Übertragung an ein beliebiges Rechenzentrum
in EU, EFTA, UK, USA oder Kanada kommen, um genügend Kapazitäten
bereitstellen zu können. Laut Microsoft unterliegen die Daten jedoch dennoch
zu jeder Zeit den strengen Vorgaben der DSGVO.
Nähere Informationen hierzu finden Sie hier:
https://docs.microsoft.com/de-de/office365/enterprise/o365-data-locations
Herkunft der Daten
Der Datenaustausch innerhalb von Microsoft Teams erfolgt ausschließlich durch die
Nutzer selbst.
Speicherung und Aufbewahrung
Die Nutzung eines Gastzugangs zu einem Team innerhalb der SWW-Organisation dient ausschließlich der Datenübertragung und der Ende-zu-Ende verschlüsselten Video- und Audiokommunikation. Videoanrufe werden zu keinem Zeitpunkt aufgezeichnet und somit auch nicht gespeichert. Sämtliche Dateien werden nach erfolgter Übertragung, alle 30 Tage aus den Kanaldateien gelöscht.
Rechte der betroffenen Person
Sie haben als betroffene Person nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene
Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21
der Datenschutz-Grundverordnung.
Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns
das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem
Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren und zum Verfahrensabschnitt
gemacht werden.
Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine
Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine
Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch
auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur
Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (vgl. oben 4.)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden
Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse.
Widerrufsrecht bei Einwilligung
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer
besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden
Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an
der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine
Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen
oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde,
wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung
der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77
DSGVO). Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in
dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des
mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Bayern ist die zuständige Aufsichtsbehörde
das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
